Delfts aardewerk wereldwijd opschalen: Heinen Delfts Blauw verbindt teams, tools en data

Groei bracht complexiteit met zich mee. Heinen werkt met meerdere teams, systemen en tools en verkoopt in verschillende landen, via verschillende kanalen en aan verschillende doelgroepen. Dat is waar productgegevens een knelpunt begonnen te vormen.

Martijn van Norden is verantwoordelijk voor de B2B-markt en maatwerkopdrachten bij Heinen Delfts Blauw. Zijn dag bestaat uit contacten met productmanagers, schilders en het magazijn, waarbij hij de juiste details verzamelt om aan de verwachtingen van klanten te voldoen en orders in goede banen te leiden. Die rol brengt veel verantwoordelijkheid met zich mee aan het einde van het proces: voordat een product naar marktplaatsen zoals Orderchamp en Faire of verkooptools wordt gestuurd , voert Martijn een laatste controle uit om er zeker van te zijn dat de informatie correct is.

1. Een grote uitdaging is dat hij vaak aan het einde van een 'datatrochter' terechtkomt. Het productontwikkelingsteam is bijvoorbeeld technisch verantwoordelijk voor basisspecificaties zoals hoogte en afmetingen, maar in drukke periodes worden die velden niet altijd op tijd ingevuld. Daardoor moet hij de gegevens vaak zelf valideren en aanvullen wanneer klanten aandringen op een snelle levering.

Een groot deel van het werk bestaat al uit het controleren van gegevens. Als er informatie ontbreekt en klanten aandringen op een snelle levering, heb je vaak geen andere keuze dan zelf de hiaten op te vullen.
Martijn van Norden | B2B-marktmanager bij Heinen Delfts Blauw

2. Dat validatiewerk werd nog zwaarder met de GS1-vereisten. Voor één enkel product kan het team wel vier verschillende titels nodig hebben. Als de onderliggende attributen ontbreken, kunnen die verplichte titels simpelweg niet worden gegenereerd.
3. Naarmate het merk wereldwijd groeide, hadden ook de backendprocessen moeite om bij te blijven. Updates en lanceringen waren sterk afhankelijk van CSV-import/export: simpelweg niet schaalbaar bij het lanceren van volledige collecties.

Je kunt werken met CSV-import en -export, maar dat wordt al snel onhandig, vooral als je 80 producten tegelijk lanceert.
Maurits Heinen | Business developer Heinen Delfts Blauw

Om deze uitdagingen op te lossen, is Heinen Delfts Blauw begonnen met de implementatie van KatanaPIM, ondersteund door PIM Martijn Leenen. Het doel: productgegevens consistent beschikbaar maken voor alle afdelingen en tools, zonder afhankelijk te zijn van handmatige correcties of de kennis van één persoon.

De verschillende teams konden niet op het juiste moment de juiste informatie vinden.
Martijn Leenen | PIM integratiespecialist

KatanaPIM is opgezet als een centrale hub waar productgegevens worden verzameld, verrijkt en gevalideerd, en vervolgens worden gedistribueerd naar de systemen die deze gegevens nodig hebben. Op deze manier heeft elk team op het juiste moment toegang tot de juiste informatie, zonder dat er naar meerdere bestanden, tools of afdelingen hoeft te worden gezocht.

Een belangrijke verandering is dat validatie gestructureerder en efficiënter wordt. KatanaPIM maakt duidelijk welke informatie in elke fase ontbreekt. Dankzijduidelijke workflows en stappen zijn verantwoordelijkheden zichtbaar, wordt eigendom gedeeld en kunnen teams soepel samenwerken om productgegevens te verrijken.

De workflow is erg handig. Dankzij de duidelijke stappen zie ik meteen welke gegevens ontbreken: wat er moet gebeuren en door wie. Elke verantwoordelijkheid is duidelijk voor het team.
Martijn van Norden | B2B-marktmanager bij Heinen Delfts Blauw

Belangrijkste wijzigingen

• Gecentraliseerde productgegevens: elk team en elke tool heeft toegang tot productgegevens wanneer dat nodig is: op het juiste moment, op de juiste plaats, in de juiste toepassing.
• Duidelijke workflows: teams kunnen direct zien wat er ontbreekt en wie dit moet voltooien, zodat validatie sneller verloopt en lanceringen op schema blijven.
• Verbonden systemen: KatanaPIM wordt de basis, verbonden met tools zoals marktplaatsen, Channable en retailsystemen (ERP, POS, GS1).

Wat we in Nederland doen, willen we ook in de VS doen. Daarom is het essentieel om gegevens in alle tools te integreren. Met een centraal systeem als kern, dat met alle andere systemen is verbonden, wordt ervoor gezorgd dat de juiste informatie bij de juiste mensen in de juiste systemen terechtkomt.
Maurits Heinen | Business developer Heinen Delfts Blauw

Een concreet voorbeeld: omdat productinformatie gestructureerd en gecentraliseerd is in KatanaPIM, kon het team snel verbinding maken met de Faire-marktplaats en snel live gaan.

We hebben het aangesloten en binnen een dag waren we live.
Martijn Leenen | PIM integratiespecialist

Een andere belangrijke overwinning is de opzet van de winkel in de VS. Door KatanaPIM te koppelen aan Lightspeed POS voor hun winkel in Holland, Michigan, kunnen productupdates centraal worden beheerd en soepel worden doorgevoerd.

Met één druk op de knop kunt u een product naar het kassasysteem sturen.
Maurits Heinen | Business developer Heinen Delfts Blauw

Heinen Delfts Blauw bouwt aan de toekomst: verdere schaalvergroting in de VS via groothandel en e-commerce, terwijl de bedrijfsvoering efficiënt blijft in alle teams, kanalen en landen.

Tegelijkertijd is de implementatie toekomstbestendig ontworpen. Door productgegevens nu te centraliseren, bereidt het Nederlandse merk zich voor op de regelgeving voor digitale productpaspoorten die in 2027 wordt verwacht, en op alle nieuwe regels of gegevensvereisten die daarna nog kunnen komen. 

Door de gegevens in het PIM te centraliseren en te structureren, zijn ze al voorbereid op het digitale productpaspoort in 2027. Het is belangrijk dat bedrijven vooruitdenken. Als uw gegevens gecentraliseerd zijn, bent u klaar voor toekomstige regelgeving en ook voor wat er daarna komt.
Martijn Leenen | PIM integratiespecialist

Met KatanaPIM als centrale hub voor productgegevens kunnen teams samenwerken met duidelijke verantwoordelijkheden, terwijl ze toch op het juiste moment toegang hebben tot de juiste productinformatie, precies waar ze die nodig hebben.

Voor een merk dat traditie combineert met moderne groei, is het hebben van gestructureerde, verbonden en gereedstaande productgegevens wat de motor draaiende houdt, om te blijven groeien en toekomstige doelen te bereiken.