Tijdens een recente demo met een van de snelst groeiende retailorganisaties in de Benelux, kreeg ons team op de eerste rij te maken met de uitdagingen die gepaard gaan met succes. Het bedrijf, dat meerdere fysieke winkels en een bloeiende online winkel heeft, is zo snel gegroeid dat hun tech stack het simpelweg niet meer kan bijhouden.

We zitten in een soort raket. Maar als we links aan een touwtje trekken, stort alles rechts in."

Dit gesprek, open, praktisch en heel echt, laat perfect zien waarom zoveel middelgrote bedrijven het punt bereiken waarop een Product Information Management (PIM) niet langer een "nice-to-have" maar een noodzaak is.

Hun systemen groeien uit

Het grootste deel van hun productgegevens - ongeveer 80 tot 90% - ligt begraven in hun WooCommerce setup. De rest? Verspreid over bestanden en mappen zonder echt eigenaarschap. Hun IT-omgeving is kwetsbaar en onvoorspelbaar geworden. Eén verkeerde beweging kan iets heel anders kapot maken.

"Al onze productgegevens staan op één plek waar iedereen een admin is. Ik kan niet eens meer zeggen wat de waarheid is."

Het gaat niet alleen om gemak, maar ook om risico. Zonder één betrouwbare bron van productinformatie kan hun team de kwaliteit van de gegevens niet garanderen of zelfs maar vertrouwen op wat er voor hen ligt.

Stabiliteit willen voordat je verder opschaalt

Ondanks de chaos heeft het bedrijf grote ambities. Ze zijn van plan om te groeien via meerdere verkoopkanalen: een Nederlandse en Belgische webshop, nieuwe marktplaatsen en zelfs een B2B-groothandelsplatform. Maar ze beseffen ook dat ze een solide basis nodig hebben voordat ze kunnen uitbreiden.

"We moeten eerst orde op zaken stellen. Als we onze gegevens niet op orde hebben, wordt de volgende stap tien keer zo moeilijk."

Het is een mentaliteit waar meer bedrijven van zouden kunnen profiteren. Groei betekent niet alleen meer toevoegen, maar ook klaar zijn voor meer.

Leren van eerdere ervaringen

Dit is niet de eerste keer dat ze met een PIM werken. Een van de teamleden had in een vorig bedrijf al een PIM geïmplementeerd en leerde dat succes niet alleen afhangt van de software, maar ook van hoe je je erop voorbereidt.

"Het proces is veel belangrijker dan de toepassing. Je moet eerst je gegevens goed hebben - alleen dan kun je schalen."

Die les is blijven hangen. Daarom is hun aanpak dit keer methodisch. Ze willen hun productgegevens structureren , verantwoordelijkheden definiëren en ervoor zorgen dat iedereen met dezelfde waarheid werkt voordat een systeem live gaat.

De juiste pasvorm vinden

Voor dit soort bedrijven moet de juiste PIM oplossing een evenwicht vinden: krachtig genoeg om complexiteit aan te kunnen, maar eenvoudig genoeg om daadwerkelijk te gebruiken. KatanaPIM past perfect in dat evenwicht.

Het is ontworpen voor groeiende bedrijven die hun spreadsheets en e-commerce backends ontgroeid zijn, maar niet op zoek zijn naar zware software op bedrijfsniveau. Met een kant-en-klare setup en een intuïtieve interface geeft het teams structuur zonder ze te vertragen.

• Enkele bron van waarheid: KatanaPIM centraliseert alle productdata op één veilige plek, en geeft volledige controle over wie wat kan bewerken.
• Slimmere gegevensstructuur: Met ouder-kindrelaties en gegevensovererving kunnen teams productvarianten efficiënter beheren.
• Aangepaste workflows: Validatiestappen zoals Basis → Inhoud → SEO zorgen ervoor dat producten altijd compleet zijn voordat ze worden gepubliceerd.
• Open ecosysteem: Dankzij eenvoudige integraties met bestaande tools en middleware kunnen bedrijven hun hele stack koppelen zonder aangepaste ontwikkeling.
• Schaalbare prijzen: Gebaseerd op SKU's, gebruikers en talen, zodat bedrijven alleen betalen voor wat ze daadwerkelijk gebruiken.

Deze combinatie geeft groeiende organisaties precies wat ze nodig hebben: een eenvoudige manier om orde aan te brengen in hun gegevens, de samenwerking tussen teams te verbeteren en zich voor te bereiden op schaalbaarheid op de lange termijn.

Bouwen aan toekomstige groei

Het bedrijf staat nu op een keerpunt. Ze weten dat ze niet op volle snelheid kunnen blijven draaien met een instabiele setup en ze weten ook dat de oplossing geen snelle oplossing is. Het is een langetermijninvestering in hoe ze hun gegevens beheren, verrijken en distribueren.

Met een PIM zoals KatanaPIM kunnen hun productgegevens eindelijk worden waarvoor ze bedoeld waren: een betrouwbare, schaalbare basis voor groei. In plaats van zich zorgen te maken over waar de informatie zich bevindt of wie deze voor het laatst heeft bijgewerkt, kan het team zich richten op uitbreiding in de wetenschapdat hun data gelijke tred zal houden met hun ambities.

Waarom dit verhaal belangrijk is

Dit was een echt, eerlijk gesprek over wat er gebeurt als groei sneller gaat dan structuur - iets waar veel bedrijven mee te maken kunnen krijgen.

Wat het meest opviel was de mentaliteitsverandering: beseffen dat schone, gecentraliseerde productgegevens niet alleen over efficiëntie gaan, maar de basis vormen voor elke volgende stap - nieuwe platforms, nieuwe kanalen en stabiliteit op de lange termijn.

Terwijl dit bedrijf zijn reis voortzet, is één ding duidelijk: door je productinformatie vandaag te organiseren, ben je klaar voor een soepele groei morgen.

Benieuwd hoe een PIM u kan helpen om uw productdata onder controle te krijgen?
👉 Boek een demo of probeer KatanaPIM gratis uit