Migratie van Product Information ManagementPIM) is meer dan alleen maar overschakelen op andere tools. Het gaat om het transformeren van de manier waarop bedrijven hun productgegevens beheren en gebruiken. Om dit cruciale onderwerp te verkennen, spraken we met Stephan Spijkers, medeoprichter van PIMVendors.comen Raoul, productmanager bij KatanaPIM. Beiden zijn industrie-experts met jarenlange ervaring in het begeleiden van bedrijven bij het beheren van productinformatie.

In deze blog duiken we in de redenen achter een PIM , veelvoorkomende uitdagingen en strategieën voor succes. Worstel je met spreadsheets of wil je upgraden van een verouderd systeem? Deze inzichten helpen je om de reis effectief te maken.

Wat drijft de migratie van PIM ?

PIM komt vaak voort uit frustratie over bestaande tools of processen. Stephan benadrukte een aantal veel voorkomende triggers:

1. Toenemende complexiteit:
   Naarmate de producteigenschappen toenemen als gevolg van regelgeving of klantverwachtingen, kunnen oudere tools zoals Excel of ERP-systemen de belasting niet langer effectief aan.
2. Internationalisatie:
   Uitbreiding naar nieuwe markten vereist het beheer van meerdere talen en lagen productinformatie, wat veel systemen moeilijk kunnen ondersteunen.
3. Schaalbaarheid:
   Tools zoals spreadsheets hebben duidelijke grenzen. Het beheren van duizenden SKU's of complexe productrelaties wordt onhandelbaar zonder een speciaal PIM .

Gemeenschappelijke uitgangspunten voor PIM

De meeste bedrijven beginnen hun PIM vanuit gefragmenteerde opstellingen, waarbij gegevens verspreid zijn over meerdere systemen:

• Kerngegevens in ERP-systemen.
• Vertaalgegevens in aparte tools of webshops.
• Marktplaatsspecifieke verrijkingen in platforms zoals ChannelEngine.
• Aangepaste metagegevens die zijn opgeslagen in e-commerceplatforms.

Stephan noemde dit "spaghettigegevens" en benadrukte het belang van het centraliseren van productinformatie om de activiteiten te stroomlijnen.

Het migratieproces structureren

Een succesvolle PIM is afhankelijk van organisatie en beheer:

• Gecentraliseerd gegevensbeheer:
  Richt een speciaal team of afdeling op dat verantwoordelijk is voor het beheer van productgegevens. Dit zorgt voor verantwoording en consistentie in alle systemen.
• Betrokkenheid van belanghebbenden:
  Migratieprojecten moeten alle belangrijke spelers erbij betrekken, waaronder IT, marketing, categoriemanagement en eindgebruikers. Hun inbreng tijdens het verzamelen van de vereisten zorgt ervoor dat de tool aan verschillende behoeften voldoet.

Misvattingen en valkuilen vermijden

Stephan identificeerde een aantal veelvoorkomende valkuilen waar bedrijven mee te maken krijgen:

1. Slechte scoping: Als niet alle vereisten vooraf worden geïdentificeerd, kan dit tijdens het migratieproces leiden tot scope creep.
2. Gebrek aan gebruikersbinding: Als eindgebruikers niet worden betrokken bij het selectieproces, kan de adoptiegraad na de migratie hieronder lijden.
3. Onderschatting van de rol van PIM: Veel bedrijven zien PIM eerder als een eenvoudig hulpmiddel dan als een centraal onderdeel van hun IT-architectuur, wat leidt tot integratieproblemen.

Om deze problemen tegen te gaan, is het essentieel om de rol en mogelijkheden van de PIM al in een vroeg stadium te definiëren.

Strategieën voor een succesvolle migratie

• Proof of concept: Begin klein door één productcategorie of kanaal te migreren. Zo kun je processen testen, uitdagingen identificeren en je aanpak verfijnen.
• Een sterk gegevensmodel bouwen: Een goed gestructureerd datamodel dat is afgestemd op de eisen van de marktplaats en e-commerce is essentieel. Het zorgt voor consistentie en schaalbaarheid als uw bedrijf groeit.

Rode vlaggen bij migratie herkennen

Stephan deelde de belangrijkste indicatoren die aangeven dat een migratie ontspoort:

• Gemiste tijdlijnen: Frequente vertragingen duiden op diepere organisatorische of technische problemen.
• Onvoorziene vereisten: Het ontdekken van nieuwe behoeften halverwege het project kan de voortgang doen ontsporen.
• Verkeerde afstemming van tools: Het vinden van onverwachte gaten tussen de mogelijkheden van tools en de bedrijfsbehoeften.

Wanneer deze problemen zich voordoen, is het beter om te pauzeren en opnieuw te beoordelen dan door te gaan met een gebrekkig proces.

Een soepele go-live bereiken

Stephan raadde een "big bang" aanpak af om live te gaan. In plaats daarvan zijn geleidelijke en behendige implementaties effectiever. Begin met minimale levensvatbare integraties en breid deze stap voor stap uit, waarbij je ervoor zorgt dat alle tools en processen op elkaar zijn afgestemd.

Geef bijvoorbeeld prioriteit aan live integraties met tools met een grote impact, zoals uw e-commerce platform of marktplaatsintegrator, en pak andere in latere fasen aan.

Deskundige hulp zoeken

Externe expertise kan een vitale rol spelen in:

• Een robuust gegevensmodel ontwerpen.
• Relaties tussen tools in kaart brengen.
• Opschonen en onboarden van productgegevens.

Grotere organisaties hebben misschien interne expertise, maar kleinere teams hebben vaak baat bij consultants die het proces kunnen versnellen en dure fouten kunnen voorkomen.

De migratie van PIM is een cruciale stap voor bedrijven die efficiënt willen schalen. Door grondig te plannen, belanghebbenden erbij te betrekken en klein te beginnen, kunnen bedrijven veelvoorkomende valkuilen vermijden en succes op lange termijn boeken.

Stephan's belangrijkste ervaring? Behandel PIM als een centrale pijler van je organisatie, niet als zomaar een hulpmiddel. Met de juiste aanpak kan je bedrijf zijn activiteiten stroomlijnen, de datakwaliteit verbeteren en nieuwe groeikansen ontsluiten.

Als je klaar bent om de migratie van PIM te verkennen, dan zijn KatanaPIM en PIMVendors.com er om je bij elke stap te begeleiden.